Đối với những event được tổ chức tại nhiều tỉnh, những chuyến “chinh chiến xa nhà” thường áp lực hơn so với nhiều event được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với một vài chuyến đi xa như thế này thì cần nên có nhiều chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team tổ chức event đó nguyên nhân vì có vô cùng nhiều chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm những khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia những phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

cong ty to chuc su kien tat nien

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà đa số nhà thực hiện sự kiện nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).hoàn chỉnh bạn nên có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn tại: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, tại bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hoặc không (có nhiều khách sạn ở một số tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại một số hơn dự định). Về rủi ro ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi thực hiện sự kiện. Ngoài bữa ăn chính, bạn nên tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Mua sắm vật dụng: Có một số vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm ở hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê nhiều vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách perfect là kiểm tra thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, tại vì đôi khi quá một số việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không phòng ngừa.

Trên đây là một số rủi ro nên lưu ý khi tổ chức những event ở các địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc là thay đổi. Nhưng hi vọng nhiều lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong đa số ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện tại tỉnh xa.