Tất nhiên rồi, tất cả đa số rủi ro liên quan tới tiền bạc đều không hề đơn giản chút nào. Đối với việc dự trù kinh phí cho một sự kiện cũng không ngoại lệ, và nó lại càng “khó nhằn” với nhiều event diễn ra trong thời gian dài và quy mô lớn. Nhiệm vụ của bạn là làm sao cho mọi thứ nên thật perfect, đa số quyết định chủ yếu nên thật nhanh và chính xác nhưng những chi tiết nhỏ cũng nên thật chu toàn.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Thực sự, rất lớn bạn mới “dấn thân” vào con đường thực hiện event thì việc dự trù kinh phí là một khâu mà bạn nên dành một số thời gian cũng như là công sức. Nếu bạn để sót hạng mục thì bạn sẽ bị thiếu hụt ngân sách và sẽ cho khách hàng thấy sự không chuyên nghiệp của bạn, điều này thì thật không hoặc một chút nào.

Bạn phải dự trù làm sao cho số tiền đưa ra là một sự dự trù tối thiểu nhưng cũng nên đáp ứng đủ chi phí thiếu hụt đối với các khoản phát sinh sau đó. Không chỉ với các sự kiện lớn mà một vài event nhỏ cũng rất cần việc dự trù kinh phí. Vậy làm sao thể có một bản dự trù kinh phí như vậy? Sau đây là nhiều gợi ý.

công ty tổ chức tất niên

Hãy chú ý tới Proposal

Bạn nhất định phải nghiên cứu thật kỹ Bảng kế hoạch của sự kiện đó, có như vậy bạn mới có thể biết được chúng ta nên chuẩn bị cho một số tiết mục nào. các bạn rất chủ quan bỏ qua không đọc kỹ nên vô tình dự trù thiếu soát một số hạng mục quan trọng. thứ này thật không đáng có, và hậu quả là bạn không có ngân sách cho mục này rồi đấy.

Bước kế tiếp, người làm event phải liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc tổ chức về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà nhiều hạng mục sẽ được định ra sao cho phù hợp.

Ngoài ra, những event mà người muốn tổ chức thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn cần biết “Liệu cơm gắp mắm”. nếu như ngân sách thiếu hụt, chúng ta nên kiểm tra lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ các khoản có mức độ cần thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.

Một yếu tố chủ yếu khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho event”. Một sự kiện luôn có thể phát sinh những việc chúng ta không lường trước được. tại vì vậy, khoản dự phòng này giúp đỡ người làm sự kiện hạn chế những rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng event.