Để tổ chức một sự kiện cần phải hiện thực hiện hàng loạt một vài công việc trước đó, một trong các công đoạn đầu tiên và cực kỳ chủ yếu đó là lên kế hoạch cho event. Đây là quá trình mà người thực hiện event phải tính toán thật kỹ lưỡng, bởi một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình thực hiện diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được những vấn đề có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra các tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người thực hiện event nào cũng nên phải quan tâm, người thực hiện sự kiện phải tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề dễ dàng chút nào. Nó yêu cầu người viết phải nắm được đa số quy luật nâng cao kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham dự event. Bên cạnh đó là các yếu tố về đích đến của event, thời gian, địa điểm, đối tượng tham dự event, chủ đề của event….

công ty tổ chức tất niên

Để có thể giúp bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ các nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua các câu hỏi sau đây:

1. Khi tổ chức sự kiện này, mục đích của khách hàng của bạn ra sao? mục đích của sự kiện ra sao?

2. event dự định sẽ được tổ chức tại địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? ở trong nhà hoặc ngoài trời?

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

3. event được thực hiện thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc sự kiện diễn ra được dự báo là như thế nào?

5. Hoạt động của mỗi sự kiện hoặc mỗi chuỗi sự kiện được tổ chức theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, đến hoạt động nào?

6. Nhóm tổ chức event gồm một số ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. cách thức thực hiện sự kiện là như thế nào?

8. Phương tiện cho nhóm tổ chức sự kiện gồm một vài gì?

9. Nhóm tổ chức event gồm một vài ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ là như thế nào?

10. Phương tiện cho một vài người tổ chức sự kiện sử dụng – gồm nhiều gì?

11. Nhóm khách hàng tiềm năng đối với event này là đa số ai? những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi thực hiện event )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với event này là đa số ai? nhiều hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức sự kiện)?